MANUAL DE AYUDA

Programa pre-Registro escolar.

 

V 1.3_07102015

 

Generales

 

El presente documento detalla el uso del sistema para el registro de los datos y documentación necesarios por parte del aspirante a ingresar a CIATEJ como estudiante.

 

 

El sistema permite al aspirante, registrar sus datos personales, datos escolares, documentos digitales (IFE, acta nacimiento, etc.) y formatos internos necesarios para el registro en CIATEJ, el personal de control académico validara la información corroborando la información registrada.

 

 

Acceso

 

El sistema trabaja en una versión actualizada de Chrome o Firefox.

 

Para acceder al sistema de pre-registro escolar se podrá acceder desde la red CIATEJ desde alguna otra ubicación con acceso a  internet. 

 

En un navegador WEB Introducir la siguiente dirección:

 

 

Seleccionar el vínculo de “Registro en línea” escolar en la parte inferior de la página.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Proceso general de registro en línea:

 

 

 

 

 

Nuevo registro en el sistema.

 

Un aspirante a nuevo ingreso deberá de primeramente registrarse en el sistema, para hacerlo  se accede al sistema y presionar el link Nuevo registro.

 

 

 

 

Esto abre una pantalla donde se debe de dar de alta el correo, (debe de ser un correo valido).

 

 

 

 

El sistema envía automáticamente la contraseña al correo registrado, Ya con el usuario y la contraseña se introducen en la pantalla de login, y se presiona el botón aceptar.

 

 

 

 

Al acceder en la pantalla de inicio se comienzan a capturar los datos generales.

 

En cada campo se deberá de llenar con la información correspondiente.

 

Es necesario registrar toda la información para poder guardar la forma, si no se ha completado el formulario y se presiona el botón guardar el sistema envía un mensaje en el campo donde se debe de completar la información.

 

 

Varios campos se llenan de manera automática, por ejemplo al colocar el CURP se carga en automático la fecha de nacimiento, edad y  estado de nacimiento, obtenidos automáticamente a partir de la CURP registrada.

 

 

 

 

Al introducir el código postal el sistema regresa las colonias que están incluidas en el código postal, Se debe de presionar el botón “seleccionar” en la colonia en cuestión.

 

 

El sistema automáticamente coloca la colonia, estado, ciudad, municipio y país del código postal.

 

Al terminar de registrar la información presionar el botón “Guardar datos”.

 

La información puede ser modificada hasta antes de que el personal de control académico de CIATEJ valide la pantalla, una vez validada solo se podrán visualizar la información.

 

 

 

En la siguiente pestaña “Datos escolares” se cargan la información escolar:

 

Al seleccionar el investigador el sistema automáticamente extrae el área al cual pertenece ese investigador.

 

Al terminar de registrar los datos presionar el botón “Guardar datos”.

 

Un mensaje en la parte superior de la página avisa de que se cargo la información correctamente.

 

 

Página de archivos digitales

 

En esta pantalla se cargan los archivos digitales necesarios para el registro de cada estudiante, estos documentos generan una carpeta digital ligada al expediente del aspirante.

El formato del archivo a cargar puede ser PDF, DOC, PNG o JPEG,  se sugiere que sea en PDF o si es una imagen en formato PNG o JPEG. El tamaño se sugiere no exceda de 2 Mb por archivo.

 

Los archivos digitales que se digitaliza son:

 

 

Para registrar, por ejemplo, el archivo de acta de nacimiento se presiona en el botón “examinar” correspondiente, esto abre una pantalla donde se puede ubicar el archivo en el computador local:

 

 

Luego de seleccionar el  archivo se presiona el botón “Guardar datos”, un mensaje en la parte superior avisa que se registro correctamente el archivo.

 

Se pueden subir más de un archivo por vez o en diferentes sesiones, conformen se vayan obteniendo los datos.

 

Conforme se vayan registrando los archivos estos se pueden visualizar en el link, “liga”, los registros que aún no tienen un archivo referenciado aparece la leyenda Sin referencia

 

 

 

Página de archivos pre-llenados

 

Además de los archivos digitales que se registran en la plataforma es necesario llenar formatos adicionales para completar la documentación necesaria, estos documentos son:

 

 

Gracias a que mucha de la información contenida en los archivos se ha llenado anteriormente el proceso de llenado en las pantallas de datos generales y datos escolares es sencillo y ágil: en primer lugar se obtiene un  archivo pre-llenado con información seleccionando la liga “obtener archivo pre-llenado”, esto descarga un archivo en formato RTF compatible con cualquier versión de Microsoft Word, el cual contiene la información cargada anteriormente, el siguiente paso es completar la información adicional, obtener las firmas necesarios escanearlo y volver a subirlo a la plataforma en formato PDF.

 

Por ejemplo se hará el proceso con el formato de “Registro de estudiante”:

 

Se presiona el  link correspondiente “Obtener archivo pre-llenado”,

 

 

 

 

Con esto se  descarga al equipo el archivo: “registro_de_estudiante.rtf”

 

 

 

Este archivo es compatible con cualquier versión de Microsoft Office, al abrirlo se procede a llenar los datos faltantes (La mayoría de la información ha sido pre-cargada en el archivo)

 

El llenado puede ser realizado en el editor MS-WORD o imprimirlo y terminarlo a mano.

 

Una vez que se haya completado la información restante y se tenga firmado el documento,  se debe de escanear en formato PDF y registrarlo en la plataforma para que forme parte del expediente digital.

 

 

Se pueden subir más de un archivo por vez o en diferentes sesiones, conformen se vayan obteniendo los archivos.

 

 

Para cargar en la plataforma el archivo debidamente llenado y firmado es seleccionar el botón “examinar” esto abre una pantalla donde debemos de ubicar el archivo escaneado en nuestro computador, al seleccionarlo presionar el botón “Guardar datos”, esto adjunta el archivo digital a la plataforma.

 

Los archivos pueden ser visualizados en el link “liga”. El archivo también puede ser cambiado por otro archivo en el caso de una corrección de datos,  solo seleccionado el nuevo archivo en el apartado y presionar el botón “Guardar Datos”, esto elimina el archivo anterior e inserta el nuevo archivo.

 

Conforme se vayan registrando los archivos estos se pueden visualizar en el link, “liga”, los registros que aún no tienen un archivo referenciado aparece la leyenda Sin registro.

 

 

Petición validar datos

 

Una vez que se tiene registrada toda la información y archivos en el sistema se realizan la petición para que la información sea validada por parte del personal de control escolar de CIATEJ. Para hacer esto es necesario entrar a la página “Petición validar datos”. Y presionar el botón “Petición validar” si se desea agregar algún comentario que sea leído por el personas de CIATEJ, este se escribe en la sección de comentarios.

 

Si se desea agregar algún comentario posterior este se puede escribir en la sección comentarios y presionar

el botón “Grabar comentario”

 

En la parte inferior bitácora, se puede leer el historial de lo que ha escrito tanto el aspirante como el área de control académico de CIATEJ.

 

 

 

 

 

Uso del Menú

 

En el menú se tiene el manual de ayuda en versión en línea (versión más actualizada) y la opción de salir del sistema.

 

La ayuda se muestra en línea y contiene descripción de nuevas funcionalidades o correcciones al sistema.