MANUAL DE AYUDA

Registro de  facturas proveedores.

 

V 1.0_15092015

 

Generales

 

El presente documento detalla el uso del sistema para el registro de las facturas de proveedores de CIATEJ.

 

 

El sistema permite a los proveedores del centro CIATEJ a que coloquen sus facturas y obtengan su recibo de manera digital a través de un sistema WEB. Las facturas serán validadas por el personal encargado de CIATEJ.

 

Acceso

 

El sistema trabaja en una versión actualizada de Chrome browse o Firefox.

 

Para acceder al sistema de registro de facturas de proveedores se podrá acceder desde la página WEB de  CIATEJ o por  internet. 

 

En un navegador WEB Introducir la siguiente dirección de la página WEB de CIATEJ:

 

http://ciatej.mx/proveedores.html

 

O en la página WEB de  CIATEJ, en la parte inferior de la página principal seleccionar el link “Acceso a proveedores

 

 

Proceso general de uso del sistema  de factura en línea:

 

 

 

Nuevo registro en el sistema.

 

Un proveedor que desee acceder al sistema de proveedores de CIATEJ deberá primeramente de registrarse en el sistema, para hacerlo  se accede a la página WEB y presionar el link Nuevo registro.

 

 

 

 

Esto abre una pantalla donde se debe de  registrar el RFC y un correo de contacto, (debe de ser un correo valido).

 

El RFC debe de estar dado de alta en el sistema de proveedores de CIATEJ, si no es así comunicarse con Juan José Morales Cuervo a la extensión: 1132  (Dirección administrativa)

 

 

 

 

El correo de contacto servirá como punto de contacto entre el personal de CIATEJ y la persona encargada del registro de las facturas en la empresa, este correo deberá de ser un correo valido.

 

El sistema envía automáticamente la contraseña al correo registrado con la cuenta de correo: noreply@ciatej.mx:

 

 

 

Contraseña olvidada

 

En el caso de que se haya olvidado la contraseña se debe de introducir de nuevo en esta pantalla el RFC y el correo registrado y una nueva contraseña será enviada a la misma cuenta de correo registrada.

 

Ya con el usuario y la contraseña se introducen en la pantalla de login, y se presiona el botón aceptar.

 

 

 

 

Registrar nueva factura

 

En la pantalla de inicio se registra cada factura, para registrar una  se debe de incluir:

 

 

Al momento de presionar el botón de “Guardar datos”, el sistema avisa en la parte de superior que se registró correctamente la información:

 

 

 

En el link “Obtén tu recibo aquí”, se obtiene el recibo proporcionado por el sistema por la factura registrada, este se descarga en el computador en formato PDF:

 

 

Por conveniencia el nombre del archivo PDF y XML se registran en el sistema interno de CIATEJ con el RFC del proveedor y los últimos 5 dígitos del folio de la factura: ATE070307EN4_FE1DD.PDF

 

El sistema permite registrar cuantas facturas sean necesarias en cada sesión, obteniendo un recibo por cada factura registrada.

 

 

Administración de facturas ingresadas

 

El sistema permite  encontrar las facturas registradas, en esta pantalla es posible visualizar los detalles de la factura y visualizar el archivo XML y PDF y en caso necesario cancelar la factura por un error en la información. La bitácora permite tener una comunicación con el personal de CIATEJ.

 

La búsqueda puede ser por:

 

 

Si se presiona el botón aceptar sin ningún filtro el sistema presenta todas las facturas registradas por el proveedor.

 

 

Para visualizar los archivos XML y PDF por cada registro se  selecciona el link liga, esto presenta en una pantalla adicional los archivos.

 

Si se desea cancelar el registro de la factura por un error en los datos o en los archivos, se selecciona el botón Cancelar, esto elimina los archivos PDF y XML del servidor de CIATEJ (por cuestiones de espacio) y solo permanece el registro en la base de datos como referencia.

Solo es posible cancelar las facturas que se encuentran en el Estatus de Pendiente.

 

Para conocer las acciones que se han realizado sobre cada factura se tiene una bitácora, que se accede al presionar el botón bitácora.

 

Si se desea escribir algo adicional en la factura, que quede registrado, anotar en el campo comentarios y presionar el botón Grabar comentario.

 

Los comentarios escritos se envían automáticamente por correo al encargado de la revisión de las facturas en CIATEJ.

 

 

 

 

 

Al terminar de revisar la bitácora se puede cerrar la pantalla pop-up abierta.

 

 

 

Cambio de contraseña

 

Si se desea cambiar la contraseña asignada por el sistema es posible realizarlo en el menú Cambiar contraseña.

Para realizar el cambio se introduce la contraseña actual y se escribe la nueva contraseña, la cual no debe ser mayor a 7 dígitos.

 

Si el cambio se realizo correctamente el sistema lo confirma con un mensaje:

 

 

 

 

 

Uso del Menú

 

En el menú se tiene el manual de ayuda en versión en línea (versión más actualizada) y la opción de salir del sistema.

 

La ayuda se muestra en línea y contiene descripción de nuevas funcionalidades al sistema.